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摘要随着社会的发展,更多的机关建立起了自己的文档管理,对机关文秘和文档工作的管理提出了更高的要求.办公室文秘人员负责为领导出谋划策,还负责文案的管理,作为一名文秘人员,更处理好平常的工作和文档管理,使得文秘人员与文档的管理工作一体化是值得思考的问题.
关键词文秘人员文档管理工作关系
一名文秘人员来说,文档的管理是一项看似简单,但是牵涉内容极深的重大工作.一个文秘人员如何做好文档的管理工作是目前的一个难题,做好文秘工作是搞好文书档案管理工作的基础,是加强文秘人员与文档管理工作的关键.
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2.1做好会议、的记录以及重要指示的总结抄写等.第一、文秘人员作为领导的助理,要做好会议、等记录,并对上级的精神指示分类总结,向各个部门传达,使会议以及领导的指示落实到各个部门和机关,加快政策的实施速度,提高办事效率.第二,文稿的模拟和起草.在各个机关中,文稿的模拟和起草是机关中或缺的一部分.在此过程中,常常会出现领导亲自动手编写,秘书后期的内容整理工作.有的时候,领导口头的阐述,要求秘书撰写.第三,配合协调领导工作.主要表现工作中领导问题的主导,抓问题的重要环节,具体的一些工作一般都有文秘完成.
2.2文秘人员具备文档管理的要求.作为一个文秘的人员是否能够科学的、合理的文档管理是很重要的,做好文档的管理工作是确保中心工作运行的关键,目前机关的档案管理工作一般都是机关的办公部门管理,资料一般存放在管理室内,其中主要存放有公司的人事资料和档案,为工作中的需求提供了丰富的参考资料,因此,这项工作单是管理工作,更重要的是需要文秘人员的素养和能力,只有作为前提,具备一定的管理能力才能够这项工作.
从的发展趋势看,文档一体化管理是机关档案管理工作的大势所趋.因此,要建立规范的文档一体化管理模式,从多角度、多层次为社会提供档案内容,更好为各项工作服务,必须做好以下几工作.
3.1强化文档一体化管理意识.文秘工作是文档一体化的基础性工作,作为文秘人员必须有较强的文书档案意识,及时对文档资料总结和归档,时刻提醒自己每天应该做的事情,强化自我意识.
3.2强化全过程管理工作,树立质量意识.文秘工作,文书档案工作,首选要理顺管理体制,建立完善组织机构,建立一支优秀的工作队伍.每个环节的每个工作人员都要确立质量第一的观念,明确责任,这是全过程管理的前提.
3.3加强标准化建设.文档一体化必须依靠文书、档案工作的标准化才能形成.如此,文档一体化&不应只限制在传统的文书档案部门,还应扩展到职能部门产生的不同门类、不同载体的档案领域,从而使各类文件管理系统都能与档案管理系统通过接口紧密衔接,充分发挥一体化数据共享优势.
3.4加强职业队伍的建设.一些机关来说,公司的档案管理是一个文秘胜任的,需要一定的团队来管理的,但是大的领导并不引起重视,让一个没有文档管理的文秘工作担任,一来管理混乱和工作效率大大降低,因此,加强文档管理人员的队伍建设是档案管理工作中重要的任务.
3.5强化文秘部门文书立卷工作.文书立卷是文书处理工作的一个重要组成部分,是条理化、系统化和安全保管文件的必要措施,也是文件运转处理的终点与归宿.文书立卷的关键是要有计划做好平时积累,并分门别类的管理,既方便平时查阅,又有利于年终立卷,并能保证文件材料的完整性.
3.6做好协调管理.在文秘文秘工作和文档管理的工作中出现问题交织的情况发生,导致工作无法.因此,文秘工作人员需要做好本职工作之外,协调好文档管理的工作,一般做好协调管理仅限于这两工作,还需要做好部门协调、人事协调、领导协调等的工作.
3.7加强电子政务和信息化化建设.只有规范文秘工作和文档的管理,使两者有机的在一起,依靠现代化的信息技术,实现网上办公,建立电子政务系统,按照国家相应的标准建立电子文档管理系统,在办公自动化的建设中,有机的将文档管理与电子政务系统有机的在一起.通过现代化的手段,在确保电子公文高效、安全运行的同时,减少人工量,提高工作效率,避免重复作业.
文秘工作与文书档案管理工作既是紧密联系的,又是相互独立的.只有充分了解文秘人员与文档管理工作的关系,从多采取措施,才能加强文秘人员与文档管理的一体化.
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