外贸跟单员是指在进出口业务中，在外销合同签订后，依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行或操作，协助履行对外贸易合同的外贸业务人员。
外贸跟单员的工作内容主要是履行合同的跟进，它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。
任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，传真，E-MAIL.，都足以构成书面合同。
1．下单方式：客户下单的方式有：Fax, Email或书面合同等方式。跟单员都应注意将它们转成书面订单并要格外注明订单产品的规格、数量，交货期，等。
2．接单的途径：交易会，出访客户，出国参展，邀请客户来访，利用GOOGLE搜索关键词开发的客户，客户访问利用SEO优化后的公司网站，B2B网站上的公司店铺，等等。
（2） 确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对，仲裁，不可抗力等条款都不列入。也叫销货确认书（SALES CONFIRMATION）
购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）：这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。
（3）形式：PROFORMA INVOICE：买方为了向其本国申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性。
为了区别于正式，它必须明显表明“形式”字样。形式上一般要显示订单的忽悠美女老板结局相关信息。（收货人，合，形式号，开出日期）。
产品信息 （品名，数量，价格，交货期）。合同条款{价格条款要明确 （FOB, CFR, CIF），付款方法要明确 （LC, TT）}。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。
（2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
（1）审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。
对客户要求的不同材质、不同工艺，甚至加工设备也不一样的产品订单。首先，要看我们目前的水平能否达到客户的要求，这是关键。
（2）开生产单、流程卡:每张单开时，一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门或生产工厂生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。
（3）生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层或工厂的厂长，找到解决的办法。
（6）质量：也称品质，是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是外贸跟单员进行审单的首要条件。
凡是凭规格，等级，标准等文字说明达成的合同，交货的品质必须与合同的规格，等级，标准等文字说明相符；
如合同数量前加“约”，国际上对约字的含释按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如约字，应允许有不超过10%的增减幅度。
（8）单价，总额的审查：客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？ 新客户下单，要核对与我们给他的报价是否相符。
（11）包装要求的审查：货物的包装必须符合出口合同的，货物的包装如同品质一样，也是外贸合同的主要条款。
有的国家法律把合同中的包装条款视为对货物说明的组成部分。卖方必须按照合同的包装方式交付货物。
与客户达成合同前，可以把工厂产品本身自有的包装展示给客户看能否接受？如是客户提出的包装要求，（彩印，尺寸）我们能否做？
客户提出的包装材料我们是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）内包装：普盒，白盒，彩盒，吸塑外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。
外包装最主要是运输标志的样式即唛头印刷，如果合同有或客户另有指定的唛头，则必须按照合同或者客户要求刷制办理；
如果合同未，客户对此又无要求，则由出口方自行选定运输标志。一般包括收（发）货人缩写，目的港，件号等内容。
如进口国有关包装运输标志必须使用特定的文字（如海湾国家要求用阿拉伯文），一般应予照办。等等。
（12）交货期的审查：交货时间是国际贸易货物买卖的主要交易条款，如果违反，买方不仅有权拒收货物并提出索赔，甚至还可以宣布合同无效。
所以，货物备妥的时间必须适应出口合同与信用证的交货时间和装运期限。并结合运输条件，根据船期进行妥善安排，一般还应留有余地。
交货期一般应一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3 周，或一个月，二个月，一个季度或更长。
如我们付运费的CIF 或CFR等，尽量用海运。如报的价是海运价，而客户要求空运，我们可要求客户承担多出部分的费用。
产品的质量关系到合同能否最终顺利履行，关系到出口商的声誉，出口企业和外贸跟单员必须高度重视。
虽然控制产品质量是生产方的事，但是为了按时按质按量对外交货，外贸跟单员只要有条件就应该积极参与全程质量。
三．催审单证：大多数的出口贸易的支付方式选择L/C。对安全收汇有保障，因为是银行信用。只要所提交的单证与信用证条款一致，银行付款。
外贸业务员和外贸跟单员有句俗话：“不见兔子不撒鹰” 。 这里的“兔子”不是指合同而是指“可以接受的信用证”。
有时即使接到信用证，但是信用证内容不能为我方完全接受，也是万万不能发货的。就是只有见到合格的“信用证才能发货”
所以，外贸跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的工作非常非常重视和谨慎，外贸跟单员要认真对待，以合同的顺利执行。
1.催证：是指在采用信用证支付方式之下，当进口商未按合同的时间开来信用证，或出口商根据货源和运输情况可提前装运时，通过电话，E-MAIL.传真等方式催促进口商迅速开出信用证的行为叫做催证。
审证是银行和外贸公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上审，如开证的国家有无贸易往来，开证行的资信等等。
如在信用证中“需开证行通知生效”，“在付款人拒付的情况下承担付款义务” 甚至“银行只负责转交单据的责任，不承担付款的义务”等等。对这种或保留条款都不能接受。
如果合同信用证是保兑的，应审查信用证有无“保兑”字样，保兑行名称及保兑条款。并审查保兑行的资信。
外贸公司跟单员还要审查开证人和受益人是否正确，除合同另有外，开证申请人一般应为进口商，对开证申请人的名称和地址应进行认真核对，防止错发错运。
对受益人的名称地址也要认真审查，如果发生错误包括文字上的个别错误都应给予并改正。以免将来制单，议付时代理麻烦影响正常收汇。
如：要求，产地证必须由国外第三者签证以及在提单的目的港后面加指定码头等等不合理要求，都应该慎重考虑。并要求对方修改信用证。
对保险单内容的要求，应该与合同一致，如果要求与合同不符，应让对方修改信用证或根据保险公司的有关适当处理。
装运期必须与合同的时间一致。如果来证太晚或发生意外不能按时装运，应及时电请进口商展延装运期限。
如果信用证的有效期和装运期是同一时间，即所谓“双到期信用证”，可根据能否提前装运而决定是否让对方改证。
当国外来证仅装运期，没有有效期，必须立即电请对方改证明确有效期，因为信用证的有效期是不可撤销信用证所不可缺少的内容。
来证的到期地点，一般在受益人所在国境内，如果在国外到期，则不好掌握寄单时间，容易引起纠纷，所以，遇到信用证在国外到期时，应该及时要对方改证为在中国到期。
3.改证：如果发现与合同有重大不符，出口商不能接受，应该按照合同的，让进口商通过原开证银行修改信用证。
审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。
对国外的修改信用证通知书也要认真审查，如果修改的内容有我们不能接受的条款，要及时将通知书退回通知行，否则按惯例解释，即为接受。
四.租船订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。
（1）跟单员在出货前4-5天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，装柜等。
（3）制作装箱单：装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。
货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
要在L/C的有效期内将单据送交银行。出口单据主要有：汇票，，海关，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。
1.客户投诉或是退货时：对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。
2.客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们提出的解决方案。若能返修，则对产品进行返后再出货。
4.尽可能采用相互让步的折中方法。有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客户达到双赢。
1.同本厂内的各部门沟通：面对生产部门外贸跟单员就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。
多同生产部门沟通，让他们能更明确的了解到在生产订单时客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。
2.同客户的沟通：先要了解客户的心态，他们是希望你在最快的时间里，给他最好的货，价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了。
我们尽可能的替对方多想一点，当客户有钱赚时，老板也就有钱赚，外贸跟单员自己也能有升职加薪的机会。
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